如何建立办公室档案体系: 8 步骤

步骤1：确定档案体系

该体系必须合理，能让你确切地知道每份文件的位置。有如下几种选择：
按字母排序。如果文件大部分是客户、病人或顾客的名称，这种体系最佳。
按主题或类别：大多数档案体系是按主题或类别放置的，如果放置准确就很好用，否则最容易混淆。
按编号或时间。如果文件主要是有编号或日期的材料，例如采购订单或收据等，这种体系最好。

步骤2：抽屉里装满悬挂式文件夹

悬挂式文件夹不可移动，用来放置马尼拉文件夹，后者可以从抽屉取出。

步骤3：将文件分类摆放

如果文件高度超过一寸或两寸，再细分成几个子类别。如果文件很少，与其他类别合在一起并重命名。每类文件的命名要清晰，让人很清楚每份文件应如何归类。

步骤4：将各类文件分别装进马尼拉文件夹，并清楚地贴上标签

最好使用标签在中间而不是交错排列的文件夹，这样看起来更加整洁。

步骤5：将马尼拉文件夹放进悬挂式文件夹中

大多数文件使用普通的悬挂式文件夹即可，但对于较厚的文件或需要细分子类别的文件，可以使用框底文件夹。你可以自由排列文件夹，但大多数人会按照字母顺序排列。

步骤6：用马尼拉文件夹名称命名悬挂式文件夹

如果不是横向的文件柜，所有标签应放置在文件左边。横向的文件柜是由左往右打开而不是从前往后，因此标签应放在右边。

步骤7：

文件附近放一些悬挂式文件夹和马尼拉文件夹，如果找到一些文件不属于任何一个现有文件夹，可以随时增加。文件夹不能太厚也不能太薄。如果需要重新分类，应同时重新标记文件夹，重新整理文件。

步骤8：

年底移除所有文件夹，将新的马尼拉文件夹按原来的分类命名放置在文件夹中。检查旧的文件夹中是否有文件需更换到新的文件夹，并将其余文件存档。

小提示

• 按字母排序。如果文件大部分是客户、病人或顾客的名称，这种体系最佳。
• 按主题或类别：大多数档案体系是按主题或类别放置的，如果放置准确就很好用，否则最容易混淆。
• 按编号或时间。如果文件主要是有编号或日期的材料，例如采购订单或收据等，这种体系最好。

注意事项

• 按字母排序。如果文件大部分是客户、病人或顾客的名称，这种体系最佳。
• 按主题或类别：大多数档案体系是按主题或类别放置的，如果放置准确就很好用，否则最容易混淆。
• 按编号或时间。如果文件主要是有编号或日期的材料，例如采购订单或收据等，这种体系最好。